特征

彩色化

越来越多的办公文件是以图文混排的方式进行排版的，且人们的视觉越来越挑剔，黑白的文件已无法满足办公需要。所以，彩色喷墨打印机、彩色激光打印机、彩色热升华打印机、彩色数码复印机在未来的二三年后必定会成为办公文印市场的主角。

多功能

如果一台办公设备只具有某一种功能，只有一种情况，那就是使用者对这个功能的需求相当大，对其它的功能可以忽略，但人们都一台机器具有多种功能，已经是购买一台机器的最少要求，同时可以网络打印、复印、传真、电邮、扫描的机器越来越受顾客的喜爱。

高速化

人们将会越来越珍惜时间，如果有大批量的印务，肯定会购买高速机器。并且要求首张复印或打印的速度在5秒之内，因为顾客没有太多耐心。

网络化

人们越来越相信网络，越来越依赖网络，如果一台办公设备不可以进行网络传输，它的命运只能是被淘汰。

使用维护

办公设备提倡主动维修，使机器的停机时间处于最小，从而获得使用效率和价值。

复印机、打印机、传真机、证卡机等等……是集光学、机械、电子技术为一体的精密办公设备，通过使用颗小的静电墨粉，利用静电原理，在感光材料上形成静电潜像，使微小的墨粉附在感光材料上，再将其转印到纸上从而得到需要副本。这个工序是利用静电的特性进行的。因此，在机器内部的传动部件、光学部件以及高压部件上容易附着纸屑、漂浮的墨粉等，但这些的存在只会影响复印的质量。若放任不管，会增加机器的驱动负荷，妨碍热量的排除，说不定也可能是造成机器故障的原因。

定期的维护保养，可以清除机器内部的污垢，在必要的部件上加注润滑油，清洁光学部件，改善复印品质量，将可能发生的故障消灭在萌芽状态，减少停机时间。

然而，办公设备具有专业性和技术性，对维修技术要求很高，根据仁通科技的研究数据，84%以上的办公设备损坏是由于操作和使用不当造成的，因此，一个企业要对办公行政人员做专门的办公设备维修和维护培训，或者采用办公设备外包的方式来解决。